Företags behov att kontrollera förändringar för verksamheten, leder lätt till upplevd tröghet och seghet inom organisationen

Vikten av kontroll och stabilitet inom organisationen tenderar ofta till att förändringsprocessen inom företaget blir allt för komplex och byråkratisk. Vad bör man tänka på för att lyckas med sin Change Management process?

1 Vad är en förändring?

En dåligt definierad förändringsprocess leder till alldeles för många låg prioriterade förändringar går till Change Advisory Board (CAB). CAB syftar till att granska och besluta gällande de change som kommit in. Behovet av att definiera förändring (eller change) blir tydligt när man ser till vad det som lyfts in till Change Advisory Board. Är det en förändringsbegäran eller ett projekt? En förändringsbegäran bör inte hamna på CAB:ens bord.

2 Vad är ”Akut”.

Kom ihåg – definiera alltid ”akutändringsbegäran”. När din CAB sitter med mesta dels eller låt säg styrs av att det mesta som kommer in är akuta change, så har du problem inom din projektledarorganisation. Den enda giltiga akuta change är ett strömavbrott eller totalt haveri i infrastrukturen*. En begäran i sista-minuten service är bara dålig planering, inte en nödsituation eller akut change. I dessa fall bör projektledaren köa bakom alla andras önskemål om liknande förändringar. Sedan finns det ”prioriterade” change med koppling till impact. Därför är det viktigt att CAB:en tillåts arbeta utifrån en Impact matriss som givetvis bör vara väl känd inom verksamheten.

* ett total haveri i infrastrukturen finns det enkla och bra lösningar på. Som exempel ”Proaktiv Automatiserad IT”  (Upstream.se).

3 Förenkla för CAB:en genom att automatisera

Godkännandeprocessen måste automatiseras. Du kan ha standardändringar som ska automatiseras – till exempel regelbundna förändringar som sker varje månad, såsom omstart en server. ”Allt som går att repetera, det är samma resurser som är inblandade i det hela tiden, men det har aldrig orsakat ett avbrott – så kan det vara en standard förändring”. En standard förändring behöver aldrig behandlas av CAB:en, men bör föregås av information och notering via CAB:en. Detta kan ske på en regelbundenhet kvartal, halvår eller helår, helt beroende av vilken typ av standard och regelbundenhet begäran har.

4 Klara och enkla underlag till CAB:en

Innan begäran lämnas till CAB:en se till att alla nödvändig information är ifylld och klar. Annars blir anses change som ett NEJ. Den vanligaste bakomliggande orsaken till CAB:ens upplevda byråkrati är att den är ineffektiv CAB:en är i syfte att granska och besluta inkomna underlag för begärda change. Lägger vi alltför stort ansvar på CAB:en att samla in information och analysera riskerna i change så överlåter vi ansvaret från projektledaren till ett besluts forum i detta arbete. Därför behöver nödvändiga kriterier för att hantera beslut om change, vara fastställda i och med implementeringen av CAB.

Lycka TILL! Är du intresserad av att dela tankar och funderingar kring detta, eller får vidare stöd att förbättra kring din IT Drift – hör gärna av dig genom att lämna en kommentar/feedback nedan. Du är alltid välkommen att skicka mail; jannica@jancanab.com

//JanCan001, Jannica Wahlund, @jancanab.com, http://www.jancanab.com

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

w

Ansluter till %s